Informacja o prywatności i RODO

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych zbieranych przy rejestracji, kontakcie, zawieraniu i obsłudze umowy, płatnościach, fakturowaniu i ochronie serwisu jest KP Solutions Krzysztof Piszczek, NIP 9261465949, ul. Winna Góra 5/2, 46-034 Pokój, e-mail: admin@kilometrowkavat.pl. Inspektor ochrony danych nie został wyznaczony; we wszystkich sprawach można użyć podanego adresu.

Firma-klient jest co do zasady administratorem danych swoich kierowców, pracowników, tras, lokalizacji i wykorzystania pojazdów. Zakres działania usługodawcy jako procesora opisuje umowa powierzenia. Kierowca powinien otrzymać od swojej firmy jej własną informację o przetwarzaniu.

2. Kategorie danych i źródła

Przy zakładaniu konta wymagane są wyłącznie adres e-mail, hasło oraz oświadczenia dotyczące regulaminu i zapoznania się z polityką prywatności. Przechowujemy skrót hasła i informację o potwierdzeniu adresu. Dane firmy, osoby odpowiedzialnej, kierowców i pojazdów można uzupełnić później; dane nabywcy są wymagane przed zakupem abonamentu. Potwierdzenie adresu i reset hasła wykorzystują czasowo ważne linki wysyłane e-mailem.

• dane klienta i administratora: rodzaj nabywcy, nazwa albo imię i nazwisko, NIP firmy, adres, e-mail i opcjonalnie telefon;
• dane konta: identyfikator, skrót hasła, rola, przypisania, token aplikacji, logowania i zgody lub oświadczenia złożone przy rejestracji;
• dane pojazdów i rejestru: nazwa, rejestracja, licznik, kierowca, czas, cel, trasa, dystans, uwagi, historyczny profil odliczenia VAT 100% albo 50%, charakter służbowy albo prywatny, osoba klasyfikująca i czas klasyfikacji;
• telemetria: punkty GPS, miejsca startu, postojów i końca, czas ruchu, dystans, średnia i maksymalna prędkość oraz zdarzenia połączenia z pojazdem;
• dane techniczne: skrót adresu IP przy rejestracji, urządzenie, wersja aplikacji, synchronizacja, diagnostyka Bluetooth i lokalizacji oraz błędy;
• przy rejestracji: token i wynik weryfikacji Google reCAPTCHA oraz dane techniczne przetwarzane przez Google w celu odróżnienia użytkownika od automatu;
• po zgodzie na analitykę publicznej strony: identyfikator klienta Analytics, odwiedzane podstrony, źródło wejścia, przybliżona lokalizacja, informacje o przeglądarce i urządzeniu, wybrany plan i cykl płatności oraz przy zakupie anonimowy identyfikator transakcji, kwota netto, VAT i waluta;
• przy otwarciu strony „Funkcje”: dane techniczne przekazywane przez przeglądarkę do osadzonego odtwarzacza YouTube, w szczególności adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, adres strony oraz interakcje z odtwarzaczem;
• korespondencja: formularz kontaktowy lub Enterprise i historia obsługi;
• rozliczenia: plan, limity, cykl, wersja cennika, okres, proformy, faktury, kwoty, VAT, status i identyfikator płatności oraz identyfikatory 360 Księgowość i KSeF, jeżeli występują.

Dane pochodzą od użytkownika, klienta, aplikacji i urządzenia, a dane o płatności także od Paynow lub z potwierdzenia przelewu. Dane faktury mogą wracać z 360 Księgowość i KSeF. Weryfikacja danych firmy w GUS jest wyłączona.

3. Cele, podstawy i prawnie uzasadnione interesy

• utworzenie konta, plan Wypróbuj, zawarcie i wykonanie umowy, wsparcie i płatność — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• faktury, KSeF, podatki i rachunkowość — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka, dowód akceptacji warunków, reklamacje i roszczenia — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest bezpieczne świadczenie usługi i obrona praw;
• ochrona formularza rejestracji przez Google reCAPTCHA — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest zapobieganie automatycznym rejestracjom, nadużyciom i obciążaniu usługi;
• formularz kontaktowy i Enterprise — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy chodzi o ofertę, albo lit. f, gdy chodzi o zwykłą korespondencję;
• marketing elektroniczny — wyłącznie po uzyskaniu odrębnej zgody wymaganej prawem; rejestracja nie zapisuje do newslettera;
• pomiar korzystania z publicznej strony przez Google Analytics — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wyłącznie po dobrowolnej zgodzie, którą można w każdej chwili wycofać;
• dane kierowców i telemetria — podstawę ustala firma-klient, a usługodawca działa na jej udokumentowane polecenie.

W profilu użytkowania mieszanego administrator lub uprawniony kierowca może oznaczyć zapis jako prywatny. Do zatwierdzenia wpis pozostaje roboczy i może zawierać punkty GPS oraz rozpoznane adresy. Zatwierdzenie jako prywatny powoduje usunięcie tych szczegółów z aktywnej bazy; pozostają jedynie dane potrzebne do ciągłości licznika i rozliczenia wykorzystania pojazdu. Jeżeli lokalizacja nie powinna być zbierana także przed zatwierdzeniem, użytkownik powinien wstrzymać monitorowanie przed przejazdem prywatnym.

4. Odbiorcy i ich role

Dane mogą otrzymać upoważnione osoby oraz dostawcy niezbędni do usługi: OVHcloud (serwer), SEOHOST (poczta), Geoapify (mapy i geokodowanie), 360 Księgowość (fakturowanie), Paynow by mElements S.A. (płatności), Google Ireland Limited (Google Analytics — wyłącznie po zgodzie oraz YouTube na stronie „Funkcje” , a także Google reCAPTCHA przy rejestracji ), banki oraz podmioty obsługi technicznej i kopii zapasowych. Zakres jest ograniczany do danej funkcji.

Paynow działa zgodnie z własnymi obowiązkami operatora płatności i otrzymuje m.in. identyfikator, kwotę, walutę, opis i e-mail płatnika, ale nie trasy ani GPS. 360 Księgowość otrzymuje dane nabywcy i dokumentu. Geoapify otrzymuje współrzędne lub tekst potrzebny do mapy i geokodowania. Dane mogą zostać udostępnione organom, gdy wymaga tego prawo.

Google Analytics otrzymuje dane o korzystaniu z publicznej strony i ekranu potwierdzenia e-maila dopiero po zgodzie. Pomiar obejmuje wyświetlenie cennika, wybór planu, rozpoczęcie zamówienia, aktywację okresu próbnego po potwierdzeniu adresu e-mail oraz zakup potwierdzony przez system płatności. Zdarzenia aktywacji trialu i zakupu mogą być importowane do Google Ads w celu pomiaru skuteczności kampanii. Dla zakupu przekazujemy nazwę planu i cyklu, kwotę netto, VAT, PLN oraz losowy identyfikator techniczny, który nie zawiera numeru proformy ani danych klienta. Nie przesyłamy nazw, adresów e-mail, NIP, danych formularzy, pojazdów, tras ani GPS. Personalizacja reklam w serwisie i logowanie Google pozostają nieaktywne.

Odtwarzacz YouTube na stronie „Funkcje” jest osadzony z domeny youtube-nocookie.com w trybie zwiększonej prywatności i ładuje się wraz ze stroną. Szczegółowy opis transmisji technicznej znajduje się w informacji o cookies.

Google reCAPTCHA v3 jest ładowana wyłącznie na stronie rejestracji i służy ochronie formularza przed automatami. Działa bez pola wyboru i zwraca ocenę ryzyka zgłoszenia. Google może w tym celu otrzymać informacje techniczne o przeglądarce, urządzeniu, adresie IP i sposobie interakcji. Do weryfikacji serwer przekazuje Google token odpowiedzi, ale nie wysyła pól formularza rejestracyjnego. Zastosowanie reCAPTCHA podlega także zasadom prywatności i warunkom Google.

5. Okresy przechowywania

• konto i dane operacyjne — przez okres umowy i ograniczonego dostępu, a następnie do usunięcia konta albo upływu okresu roszczeń;
• szczegółowe punkty GPS przejazdów służbowych i wpisów jeszcze niesklasyfikowanych — do 3 miesięcy wstecz względem najnowszego wpisu telemetrycznego danego pojazdu; punkty i rozpoznane adresy przejazdu zatwierdzonego jako prywatny są usuwane niezwłocznie po zatwierdzeniu; parametry licznika i dystans pozostają w rejestrze;
• mobilne logi diagnostyczne na serwerze — do 90 dni; logi lokalne można usunąć w aplikacji;
• kopie bazy — 14 dni; usunięte dane nie są przywracane do aktywnej usługi;
• faktury, dane KSeF i minimalny ślad księgowy — przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych, co do zasady do upływu przedawnienia zobowiązania, z uwzględnieniem jego zawieszenia lub przerwania;
• dowód zawarcia umowy, płatności, reklamacje i korespondencja — do końca właściwego terminu dochodzenia lub obrony roszczeń;
• dane bezpieczeństwa — przez czas analizy zdarzenia i okres potrzebny do obrony przed roszczeniami.
• Google Analytics — cookies standardowo do 2 lat; dane na poziomie użytkownika i zdarzenia zgodnie z okresem ustawionym w usłudze Analytics, który dla standardowej usługi może wynosić 2 albo 14 miesięcy.
• token reCAPTCHA — używany bezpośrednio do pojedynczej weryfikacji i niezapisywany w bazie serwisu; dane techniczne po stronie Google podlegają zasadom retencji Google.

Usunięcie konta wymaga podpisanego linku e-mail i końcowego potwierdzenia. Skaner pocztowy nie uruchamia usunięcia. Wymagane prawem dane księgowe zostają oddzielone od aktywnego konta.

6. Prawa osoby

W zależności od podstawy przysługuje prawo dostępu, uzyskania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu oraz wycofania zgody bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie. Wniosek można wysłać na admin@kilometrowkavat.pl. Tożsamość wnioskodawcy może zostać zweryfikowana w zakresie koniecznym do ochrony danych.

Skargę można złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl. W sprawach powierzonych danych kierowca powinien najpierw zwrócić się do firmy, która przydzieliła mu konto; usługodawca pomaga tej firmie wykonać wniosek.

7. Wymóg podania danych

Dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do danej czynności. Firma podaje NIP; osoba prywatna go nie podaje. Brak danych uniemożliwi rejestrację, płatność albo kontakt. Uprawnienia Bluetooth i lokalizacji są dobrowolne, ale ich brak uniemożliwia automatyczne rejestrowanie i może wymagać zapisu ręcznego.

8. Automatyzacja

System automatycznie wykrywa odcinki, postoje, powrót, adresy i parametry przejazdu. Wynik jest wpisem roboczym do oceny uprawnionej osoby. Klasyfikacja służbowa albo prywatna nie jest nadawana wyłącznie automatycznie. Konflikt dwóch kierowców rozstrzyga administrator. Nie podejmujemy wobec osoby decyzji wywołującej skutki prawne wyłącznie automatycznie i nie profilujemy jej do celów marketingowych.

9. Transfer poza EOG

Podstawowa infrastruktura jest utrzymywana w Europejskim Obszarze Gospodarczym. W przypadku usług Google, w tym Google Analytics i YouTube, dane mogą być przetwarzane z użyciem infrastruktury lub podmiotów Google poza EOG na zasadach i z zabezpieczeniami opisanymi przez Google, w szczególności na podstawie właściwego mechanizmu z rozdziału V RODO. Użytkownik może zapytać o aktualny wykaz dostawców i zabezpieczeń.

10. Bezpieczeństwo

Stosowane są m.in. HTTPS, haszowanie haseł, role i przypisania, izolacja firm w panelu i API, tokeny aplikacji, ograniczone uprawnienia administracyjne, kopie zapasowe, aktualizacje i diagnostyka. Środki są okresowo oceniane odpowiednio do ryzyka; szczegóły, które mogłyby ułatwić obejście zabezpieczeń, nie są publikowane.