Інформація про конфіденційність і GDPR

1. Контролер і контакти

Контролером даних, зібраних для реєстрації, зв’язку, укладення та виконання договору, платежів, виставлення рахунків і захисту сервісу, є KP Solutions Krzysztof Piszczek, NIP 9261465949, ul. Winna Góra 5/2, 46-034 Pokój, електронна пошта: admin@kilometrowkavat.pl. Інспектора із захисту даних не призначено; з усіх питань можна звертатися за цією адресою.

Компанія-клієнт зазвичай є контролером даних своїх водіїв, працівників, поїздок, місцезнаходження та використання автомобілів. Роль надавача як обробника описано в угоді про обробку даних. Водій повинен отримати від своєї компанії її власне повідомлення про обробку.

2. Категорії даних і джерела

• дані клієнта й адміністратора: тип покупця, назва або ім’я та прізвище, NIP компанії, адреса, електронна пошта та необов’язковий телефон;
• дані облікового запису: ідентифікатор, хеш пароля, роль, призначення, токен застосунку, входи, згоди та заяви, подані під час реєстрації;
• дані автомобілів і реєстру: назва, реєстраційний номер, одометр, водій, час, мета, маршрут, відстань, примітки, історичний профіль відрахування 100% або 50% ПДВ, службовий чи приватний характер, особа, яка класифікувала запис, і час класифікації;
• телеметрія: точки GPS, місця початку, зупинок і завершення, час руху, відстань, середня та максимальна швидкість, події з’єднання з автомобілем;
• технічні дані: хеш IP-адреси під час реєстрації, пристрій, версія застосунку, синхронізація, діагностика Bluetooth і геолокації, помилки;
• під час реєстрації: токен і результат перевірки Google reCAPTCHA та технічні дані, які Google обробляє для розрізнення користувача й бота;
• після згоди на аналітику публічного сайту: ідентифікатор клієнта Analytics, відвідані сторінки, джерело переходу, приблизне місцезнаходження, дані браузера та пристрою, вибраний план і цикл оплати, а для покупки — анонімний ідентифікатор транзакції, сума без ПДВ, ПДВ і валюта;
• під час відкриття сторінки «Функції»: технічні дані, які браузер передає вбудованому програвачу YouTube, зокрема IP-адреса, відомості про пристрій і браузер, адреса сторінки та взаємодія з програвачем;
• листування: контактна форма або форма Enterprise та історія обслуговування;
• розрахунки: план, ліміти, цикл, версія цін, період, проформи, рахунки-фактури, суми, ПДВ, статус та ідентифікатор платежу, ідентифікатори 360 Księgowość і KSeF, якщо наявні.

Дані надходять від користувача, клієнта, застосунку та пристрою; дані платежів — також від Paynow або з підтвердження переказу. Дані рахунку можуть повертатися із 360 Księgowość і KSeF. Перевірку компанії в польському статистичному відомстві GUS вимкнено.

3. Цілі, правові підстави та законні інтереси

• створення облікового запису, план «Спробувати», укладення й виконання договору, підтримка та оплата — стаття 6(1)(b) GDPR;
• рахунки, KSeF, податки та бухгалтерський облік — стаття 6(1)(c) GDPR;
• безпека, запобігання зловживанням, діагностика, доказ прийняття умов, скарги та вимоги — стаття 6(1)(f) GDPR; інтерес полягає в безпечному наданні послуги та захисті прав;
• захист реєстрації за допомогою Google reCAPTCHA — стаття 6(1)(f) GDPR; інтерес полягає в запобіганні автоматичним реєстраціям, зловживанням і надмірному навантаженню на сервіс;
• контактна форма та Enterprise — стаття 6(1)(b) GDPR для запиту пропозиції або пункт (f) для звичайного листування;
• електронний маркетинг — лише після окремої згоди, передбаченої законом; реєстрація не підписує на розсилку;
• вимірювання користування публічним сайтом через Google Analytics — стаття 6(1)(a) GDPR, лише після добровільної згоди, яку можна відкликати будь-коли;
• дані водіїв і телеметрія — підставу визначає компанія-клієнт, а надавач діє за її документованими вказівками.

За профілю змішаного використання адміністратор або уповноважений водій може позначити запис як приватний. До затвердження це чернетка, яка може містити точки GPS і визначені адреси. Затвердження як приватного видаляє ці деталі з активної бази; залишаються лише дані, потрібні для безперервності одометра та обліку використання автомобіля. Якщо геолокацію не слід збирати й до затвердження, користувач повинен призупинити моніторинг перед приватною поїздкою.

4. Одержувачі та їхні ролі

Дані можуть отримувати уповноважені особи та постачальники, потрібні для послуги: OVHcloud (сервер), SEOHOST (пошта), Geoapify (карти й геокодування), 360 Księgowość (рахунки), Paynow від mElements S.A. (платежі), Google Ireland Limited (Google Analytics — лише за згодою, та YouTube на сторінці «Функції» , а також Google reCAPTCHA під час реєстрації ), банки, служби технічної підтримки й резервного копіювання. Обсяг обмежується відповідною функцією.

Paynow виконує власні обов’язки платіжного оператора та отримує, зокрема, ідентифікатор, суму, валюту, опис і електронну пошту платника, але не поїздки чи GPS. 360 Księgowość отримує дані покупця та документа. Geoapify отримує координати або текст для карти й геокодування. Дані можуть бути передані органам влади, якщо цього вимагає закон.

Google Analytics отримує дані користування публічним сайтом лише після згоди. Вимірювання електронної торгівлі охоплює перегляд цін, вибір плану, початок замовлення та покупку, підтверджену платіжною системою. Для покупки передаються назва плану й циклу, сума без ПДВ, ПДВ, PLN і випадковий технічний ідентифікатор без номера проформи та даних клієнта. Ми не передаємо імен, назв, електронних адрес, NIP, даних форм, автомобілів, поїздок або GPS. Рекламні функції та вхід через Google залишаються неактивними.

Програвач YouTube на сторінці «Функції» вбудовано з домену youtube-nocookie.com у режимі підвищеної конфіденційності; він завантажується разом зі сторінкою. Докладний опис передавання технічних даних наведено в інформації про cookies.

Google reCAPTCHA v3 завантажується лише на сторінці реєстрації та захищає форму від ботів. Вона працює без прапорця й повертає оцінку ризику. Для цього Google може отримувати технічні дані браузера, пристрою, IP-адреси та взаємодії. Сервер передає Google токен відповіді для перевірки, але не поля реєстраційної форми. Використання reCAPTCHA також регулюється політикою конфіденційності та умовами Google.

5. Строки зберігання

• обліковий запис та операційні дані — протягом договору й обмеженого доступу, а потім до видалення запису або закінчення строку пред’явлення вимог;
• детальні точки GPS службових і ще не класифікованих поїздок — до 3 місяців назад від найновішого телеметричного запису автомобіля; точки та визначені адреси поїздки, затвердженої як приватна, видаляються негайно після затвердження; показники одометра й відстань залишаються в реєстрі;
• мобільні діагностичні журнали на сервері — до 90 днів; локальні журнали можна видалити в застосунку;
• резервні копії бази — 14 днів; видалені дані не відновлюються в активній послузі;
• рахунки, дані KSeF і мінімальний бухгалтерський слід — протягом строку за податковими та бухгалтерськими нормами, зазвичай до закінчення строку давності зобов’язання з урахуванням його зупинення чи переривання;
• докази укладення договору й оплати, скарги та листування — до завершення відповідного строку пред’явлення або захисту від вимог;
• дані безпеки — на час аналізу події та строк, потрібний для захисту від вимог;
• Google Analytics — cookies зазвичай до 2 років; дані рівня користувача та подій — відповідно до строку в налаштуваннях Analytics, який для стандартного ресурсу може становити 2 або 14 місяців.
• токен reCAPTCHA — використовується безпосередньо для однієї перевірки та не зберігається в базі сервісу; технічні дані Google підпорядковуються правилам зберігання Google.

Видалення облікового запису потребує підписаного посилання в листі та остаточного підтвердження. Поштовий сканер не запускає видалення. Бухгалтерські дані, які потрібно зберігати за законом, відокремлюються від активного запису.

6. Права особи

Залежно від підстави обробки особа має право на доступ, копію, виправлення, видалення, обмеження, перенесення даних, заперечення та відкликання згоди без впливу на попередню обробку. Запит можна надіслати на admin@kilometrowkavat.pl. Особу заявника можуть перевірити в обсязі, необхідному для захисту даних.

Скаргу можна подати голові польського Управління із захисту персональних даних: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl. Щодо даних, обробку яких доручено надавачу, водієві слід спочатку звернутися до компанії, яка надала йому обліковий запис; надавач допомагає цій компанії виконати запит.

7. Обов’язковість надання даних

Обов’язкові поля потрібні для відповідної дії. Компанія вказує NIP, приватна особа — ні. Без цих даних реєстрація, оплата або контакт неможливі. Дозволи Bluetooth і геолокації добровільні, але без них автоматичний запис недоступний і може знадобитися ручне введення.

8. Автоматизація

Система автоматично визначає відрізки, зупинки, повернення, адреси та параметри поїздки. Результат є чернеткою для перевірки уповноваженою особою. Службова або приватна класифікація не встановлюється виключно автоматично. Конфлікт двох водіїв вирішує адміністратор. Ми не приймаємо щодо особи рішень із правовими наслідками виключно автоматично та не здійснюємо її профілювання для маркетингу.

9. Передача за межі ЄЕЗ

Основна інфраструктура розташована в Європейській економічній зоні. Для сервісів Google, зокрема Google Analytics і YouTube, дані можуть оброблятися з використанням інфраструктури або організацій Google поза ЄЕЗ на умовах і з гарантіями, описаними Google, зокрема на підставі належного механізму розділу V GDPR. Користувач може запросити актуальний перелік постачальників і гарантій.

10. Безпека

Застосовуються HTTPS, хешування паролів, ролі та призначення, ізоляція компаній у кабінеті й API, токени застосунку, обмежені адміністративні права, резервні копії, оновлення та діагностика. Заходи періодично оцінюються відповідно до ризику; деталі, які могли б полегшити обхід захисту, не публікуються.