Інформація про конфіденційність і GDPR

1. Контролер і контакти

Контролером даних, зібраних для реєстрації, зв’язку, укладення та виконання договору, платежів, виставлення рахунків і захисту сервісу, є KP Solutions Krzysztof Piszczek, NIP 9261465949, ul. Winna Góra 5/2, 46-034 Pokój, електронна пошта: admin@kilometrowkavat.pl. Інспектора із захисту даних не призначено; з усіх питань можна звертатися за цією адресою.

Компанія-клієнт зазвичай є контролером даних своїх водіїв, працівників, поїздок, місцезнаходження та використання автомобілів. Роль надавача як обробника описано в угоді про обробку даних. Водій повинен отримати від своєї компанії її власне повідомлення про обробку.

2. Категорії даних і джерела

Для створення облікового запису потрібні лише адреса електронної пошти, пароль, прийняття умов і ознайомлення з політикою конфіденційності. Ми зберігаємо хеш пароля та інформацію про підтвердження адреси. Дані компанії, відповідальної особи, водіїв і автомобілів можна заповнити пізніше; дані для рахунку потрібні перед придбанням абонемента. Підтвердження адреси та скидання пароля використовують посилання з обмеженим строком дії, надіслані електронною поштою.

• дані клієнта й адміністратора: тип покупця, назва або ім’я та прізвище, NIP компанії, адреса, електронна пошта та необов’язковий телефон;
• дані облікового запису: ідентифікатор, хеш пароля, роль, призначення, токен застосунку, входи, згоди та заяви, подані під час реєстрації;
• дані автомобілів і реєстру: назва, реєстраційний номер, одометр, водій, час, мета, маршрут, відстань, примітки, історичний профіль відрахування 100% або 50% ПДВ, службовий чи приватний характер, особа, яка класифікувала запис, і час класифікації;
• телеметрія: точки GPS, місця початку, зупинок і завершення, час руху, відстань, середня та максимальна швидкість, події з’єднання з автомобілем;
• технічні дані: хеш IP-адреси під час реєстрації, пристрій, версія застосунку, синхронізація, діагностика Bluetooth і геолокації, помилки;
• у застосунку Android, установленому після натискання реклами Google Play: тип і значення ідентифікатора кліку (gclid, gbraid або wbraid) та час його отримання з Google Play Install Referrer; значення залишається в пам’яті застосунку й додається до адреси сторінки реєстрації лише тоді, коли користувач сам відкриває форму створення облікового запису;
• під час реєстрації: токен і результат перевірки Google reCAPTCHA та технічні дані, які Google обробляє для розрізнення користувача й бота;
• після згоди на аналітику публічного сайту: ідентифікатор клієнта Analytics, відвідані сторінки, джерело переходу, приблизне місцезнаходження, дані браузера та пристрою, вибраний план і цикл оплати, а для покупки — анонімний ідентифікатор транзакції, сума без ПДВ, ПДВ і валюта;
• під час відкриття сторінки «Функції» або статті «Застосунок Android»: технічні дані, які браузер передає вбудованому програвачу YouTube, зокрема IP-адреса, відомості про пристрій і браузер, адреса сторінки та взаємодія з програвачем;
• листування: контактна форма або форма Enterprise та історія обслуговування;
• технічний журнал вихідної пошти: адреси відправника й одержувачів, тема, час спроби, результат передавання серверу SMTP, ідентифікатор повідомлення та безпечний опис можливої помилки; журнал не містить тексту повідомлення або пароля поштової скриньки;
• розрахунки: план, ліміти, цикл, версія цін, період, проформи, рахунки-фактури, суми, ПДВ, статус та ідентифікатор платежу, ідентифікатори 360 Księgowość і KSeF, якщо наявні.
• партнерська програма: введений код бухгалтерського бюро, дата та спосіб закріплення (реєстрація, рекомендаційне посилання, панель, служба підтримки); для партнерських бюро — дані бюро, контактної особи та рахунку для виплат, прийняття партнерського договору, звіти й розрахункові документи;

Дані надходять від користувача, клієнта, застосунку та пристрою; дані платежів — також від Paynow або з підтвердження переказу. Дані рахунку можуть повертатися із 360 Księgowość і KSeF. Перевірку компанії в польському статистичному відомстві GUS вимкнено.

3. Цілі, правові підстави та законні інтереси

• створення облікового запису, план «Спробувати», укладення й виконання договору, підтримка та оплата — стаття 6(1)(b) GDPR;
• рахунки, KSeF, податки та бухгалтерський облік — стаття 6(1)(c) GDPR;
• безпека, запобігання зловживанням, діагностика, доказ прийняття умов, скарги та вимоги — стаття 6(1)(f) GDPR; інтерес полягає в безпечному наданні послуги та захисті прав;
• захист реєстрації за допомогою Google reCAPTCHA — стаття 6(1)(f) GDPR; інтерес полягає в запобіганні автоматичним реєстраціям, зловживанням і надмірному навантаженню на сервіс;
• контактна форма та Enterprise — стаття 6(1)(b) GDPR для запиту пропозиції або пункт (f) для звичайного листування;
• електронний маркетинг — лише після окремої згоди, передбаченої законом; реєстрація не підписує на розсилку;
• вимірювання користування публічним сайтом через Google Analytics — стаття 6(1)(a) GDPR, лише після добровільної згоди, яку можна відкликати будь-коли;
• прив’язка реєстрації, розпочатої в застосунку, до реклами, з якої встановлено застосунок, — стаття 6(1)(f) GDPR; інтересом є оцінка ефективності власних кампаній, а ідентифікатор використовується лише після свідомого відкриття користувачем форми реєстрації;
• дані водіїв і телеметрія — підставу визначає компанія-клієнт, а надавач діє за її документованими вказівками.
• закріплення компанії за бухгалтерським бюро, код якого вказав клієнт, і розрахунок винагороди бюро, зокрема надання бюро звіту — стаття 6(1)(f) GDPR; інтересом є розрахунок рекомендаційної програми, а вказання коду є добровільним; обслуговування партнерських бюро — стаття 6(1)(b) GDPR (партнерський договір) і стаття 6(1)(c) GDPR (податкові розрахунки);

За профілю змішаного використання адміністратор або уповноважений водій може позначити запис як приватний. До затвердження це чернетка, яка може містити точки GPS і визначені адреси. Затвердження як приватного видаляє ці деталі з активної бази; залишаються лише дані, потрібні для безперервності одометра та обліку використання автомобіля. Якщо геолокацію не слід збирати й до затвердження, користувач повинен призупинити моніторинг перед приватною поїздкою.

4. Одержувачі та їхні ролі

Дані можуть отримувати уповноважені особи та постачальники, потрібні для послуги: OVHcloud (сервер), SEOHOST (пошта), Geoapify (карти й геокодування), 360 Księgowość (рахунки), Paynow від mElements S.A. (платежі), Google Ireland Limited (Google Analytics — лише за згодою, Google Ads — ідентифікатор кліку реклами та події реєстрації й оплати, Google Play Install Referrer та YouTube на сторінках «Функції» і «Застосунок Android» , а також Google reCAPTCHA під час реєстрації ), банки, служби технічної підтримки й резервного копіювання. Обсяг обмежується відповідною функцією.

Paynow виконує власні обов’язки платіжного оператора та отримує, зокрема, ідентифікатор, суму, валюту, опис і електронну пошту платника, але не поїздки чи GPS. 360 Księgowość отримує дані покупця та документа. Geoapify отримує координати або текст для карти й геокодування. Дані можуть бути передані органам влади, якщо цього вимагає закон.

Google Analytics отримує дані користування публічним сайтом і екраном підтвердження електронної адреси лише після згоди. Вимірювання охоплює перегляд цін, вибір плану, початок замовлення, активацію пробного періоду після підтвердження електронної адреси та покупку, підтверджену платіжною системою. Події активації пробного періоду й покупки можуть імпортуватися до Google Ads для вимірювання ефективності кампаній. Для покупки передаються назва плану й циклу, сума без ПДВ, ПДВ, PLN і випадковий технічний ідентифікатор без номера проформи та даних клієнта. Ми не передаємо імен, назв, електронних адрес, NIP, даних форм, автомобілів, поїздок або GPS. Персоналізація реклами в сервісі та вхід через Google залишаються неактивними.

Доповнення від 11.10.2026: коли користувач переходить на сайт із реклами Google Ads, адреса сторінки містить технічний ідентифікатор кліку (gclid, gbraid або wbraid). Ми зберігаємо його в серверній сесії незалежно від згоди на аналітику, а якщо в цій сесії буде створено обліковий запис — разом із датою кліку та адресою сторінки входу в заявці на реєстрацію. Мета — оцінити, які кампанії залучають клієнтів (стаття 6(1)(f) GDPR; інтерес — вимірювання ефективності власної реклами). До 29.10.2026 ми не передавали ідентифікатор Google; правила, що діють від цієї дати, описано в доповненні від 29.10.2026. Ми не зберігаємо його в додаткових cookies. Він зберігається стільки, скільки заявка на реєстрацію; ви можете заперечити, написавши на контактну адресу.

Доповнення від 23.10.2026: застосунок Android один раз запитує Google Play Install Referrer про джерело встановлення. Якщо відповідь містить дійсний gclid, gbraid або wbraid, застосунок зберігає ідентифікатор локально не більш як 90 днів. Він не надсилається під час звичайного запуску, входу, синхронізації або запису поїздок. Лише коли користувач свідомо відкриває форму реєстрації, ідентифікатор додається до адреси сторінки; далі діють ті самі правила, що й для переходу з реклами в браузері.

Доповнення від 29.10.2026: для облікових записів, створених від 29.10.2026, якщо в заявці на реєстрацію збережено ідентифікатор gclid, ми передаємо його Google Ireland Limited (Google Ads) разом із типом події — підтвердження e-mail і активація облікового запису або перша сплачена оплата — та часом події, а для оплати також сумою нетто в PLN. Кожна подія має випадковий технічний ідентифікатор, який не містить номера проформи чи даних клієнта. Ми не передаємо адресу e-mail, назву компанії, NIP, дані форм, транспортних засобів, маршрутів чи GPS. Кожну подію позначаємо як передану без згоди на використання даних із рекламною метою та без згоди на персоналізацію реклами. Мета — вимірювати, які кампанії ведуть до створення й оплати облікового запису (стаття 6(1)(f) GDPR; інтерес — вимірювання ефективності власної реклами). Ми передаємо лише події, пов’язані з кліками за останні 90 днів; Google обробляє їх відповідно до власних правил Google Ads. Ідентифікатори gbraid і wbraid ми не передаємо. Ви можете заперечити, написавши на контактну адресу, — тоді ми видаляємо ідентифікатор кліку із заявки й припиняємо його передавати.

У застосунку Android звіт, сформований на запит адміністратора, тимчасово зберігається в кеші пристрою, щоб його можна було зберегти або поширити. Під час поширення адміністратор сам вибирає застосунок-одержувач, який отримує тимчасовий доступ до файлу. Сервіс не вибирає одержувача й не надсилає звіт автоматично. Подальша обробка копії вибраним застосунком відбувається за рішенням користувача та правилами його постачальника.

Програвачі YouTube на сторінці «Функції» та у статті «Застосунок Android» вбудовано з домену youtube-nocookie.com у режимі підвищеної конфіденційності. Докладний опис передавання технічних даних і способу запуску кожного відео наведено в інформації про cookies.

Google reCAPTCHA v3 завантажується лише на сторінці реєстрації та захищає форму від ботів. Вона працює без прапорця й повертає оцінку ризику. Для цього Google може отримувати технічні дані браузера, пристрою, IP-адреси та взаємодії. Сервер передає Google токен відповіді для перевірки, але не поля реєстраційної форми. Використання reCAPTCHA також регулюється політикою конфіденційності та умовами Google.

Доповнення від 22.10.2026: бухгалтерське бюро, код якого вказав клієнт, бачить у панелі бюро назву компанії, NIP, план і статус абонемента, а також дати й суми платежів без ПДВ разом із нарахованою винагородою. Бюро діє як окремий контролер і використовує ці дані для розрахунку винагороди та підтримки відносин із клієнтом. Воно не отримує даних автомобілів, поїздок, місцезнаходження чи водіїв і не має доступу до облікового запису. Код із рекомендаційного посилання (параметр biuro) зберігаємо в сесії сервера без додаткового файлу cookie.

5. Строки зберігання

• обліковий запис та операційні дані — протягом договору й обмеженого доступу, а потім до видалення запису або закінчення строку пред’явлення вимог;
• детальні точки GPS службових і ще не класифікованих поїздок — до 3 місяців назад від найновішого телеметричного запису автомобіля; точки та визначені адреси поїздки, затвердженої як приватна, видаляються негайно після затвердження; показники одометра й відстань залишаються в реєстрі;
• мобільні діагностичні журнали на сервері — до 90 днів; локальні журнали можна видалити в застосунку;
• метадані технічного журналу вихідної пошти — до 180 днів; прийняття сервером SMTP не є підтвердженням доставки до поштової скриньки одержувача;
• ідентифікатор кліку реклами встановлення в застосунку Android — локально до 90 днів від отримання або раніше до очищення даних чи видалення застосунку; після відкриття реєстрації копія в сервісі зберігається за правилами для заявки на реєстрацію;
• звіт, поширений із застосунку, — у кеші пристрою до його видалення Android, очищення даних застосунку або видалення застосунку; копія, збережена або передана іншому застосунку, залишається під контролем користувача та вибраної служби;
• резервні копії бази — 14 днів; видалені дані не відновлюються в активній послузі;
• рахунки, дані KSeF і мінімальний бухгалтерський слід — протягом строку за податковими та бухгалтерськими нормами, зазвичай до закінчення строку давності зобов’язання з урахуванням його зупинення чи переривання;
• докази укладення договору й оплати, скарги та листування — до завершення відповідного строку пред’явлення або захисту від вимог;
• дані безпеки — на час аналізу події та строк, потрібний для захисту від вимог;
• Google Analytics — cookies зазвичай до 2 років; дані рівня користувача та подій — відповідно до строку в налаштуваннях Analytics, який для стандартного ресурсу може становити 2 або 14 місяців.
• токен reCAPTCHA — використовується безпосередньо для однієї перевірки та не зберігається в базі сервісу; технічні дані Google підпорядковуються правилам зберігання Google.
• закріплення за партнерським бюро та звіти про винагороду — протягом договору клієнта, потім до закінчення строку пред’явлення вимог і протягом строку, передбаченого бухгалтерським і податковим законодавством;

Видалення облікового запису потребує підписаного посилання в листі та остаточного підтвердження. Поштовий сканер не запускає видалення. Бухгалтерські дані, які потрібно зберігати за законом, відокремлюються від активного запису.

6. Права особи

Залежно від підстави обробки особа має право на доступ, копію, виправлення, видалення, обмеження, перенесення даних, заперечення та відкликання згоди без впливу на попередню обробку. Запит можна надіслати на admin@kilometrowkavat.pl. Особу заявника можуть перевірити в обсязі, необхідному для захисту даних.

Скаргу можна подати голові польського Управління із захисту персональних даних: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl. Щодо даних, обробку яких доручено надавачу, водієві слід спочатку звернутися до компанії, яка надала йому обліковий запис; надавач допомагає цій компанії виконати запит.

7. Обов’язковість надання даних

Обов’язкові поля потрібні для відповідної дії. Компанія вказує NIP, приватна особа — ні. Без цих даних реєстрація, оплата або контакт неможливі. Дозволи Bluetooth і геолокації добровільні, але без них автоматичний запис недоступний і може знадобитися ручне введення.

8. Автоматизація

Система автоматично визначає відрізки, зупинки, повернення, адреси та параметри поїздки. Результат є чернеткою для перевірки уповноваженою особою. Службова або приватна класифікація не встановлюється виключно автоматично. Конфлікт двох водіїв вирішує адміністратор. Ми не приймаємо щодо особи рішень із правовими наслідками виключно автоматично та не здійснюємо її профілювання для маркетингу.

9. Передача за межі ЄЕЗ

Основна інфраструктура розташована в Європейській економічній зоні. Для сервісів Google, зокрема Google Analytics і YouTube, дані можуть оброблятися з використанням інфраструктури або організацій Google поза ЄЕЗ на умовах і з гарантіями, описаними Google, зокрема на підставі належного механізму розділу V GDPR. Користувач може запросити актуальний перелік постачальників і гарантій.

10. Безпека

Застосовуються HTTPS, хешування паролів, ролі та призначення, ізоляція компаній у кабінеті й API, токени застосунку, обмежені адміністративні права, резервні копії, оновлення та діагностика. Заходи періодично оцінюються відповідно до ризику; деталі, які могли б полегшити обхід захисту, не публікуються.