1. Usługodawca i kontakt
Usługodawcą serwisu kilometrowkavat.pl i aplikacji Kilometrówka jest KP Solutions Krzysztof Piszczek, NIP 9261465949, adres: ul. Winna Góra 5/2, 46-034 Pokój, e-mail: admin@kilometrowkavat.pl. Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną.
2. Definicje i odbiorcy
„Klient” oznacza stronę umowy i organizację korzystającą z konta; „administrator” — osobę zarządzającą kontem klienta; „kierowca” — użytkownika przypisanego do pojazdu; „okres rozliczeniowy” — opłacony miesiąc albo 12 miesięcy; „konsument” obejmuje także osobę fizyczną korzystającą z ochrony konsumenckiej na podstawie art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, jeżeli przepis ma zastosowanie.
Usługa jest przeznaczona przede wszystkim dla firm i flot, lecz może ją nabyć osoba prywatna. Formularz rozróżnia nabywcę firmowego i prywatnego. Osoba prywatna nie podaje NIP ani fikcyjnego identyfikatora podatkowego.
3. Zakres usługi
Usługa obejmuje konta i role, pojazdy, przypisania kierowca–pojazd, rejestr przejazdów, aplikację Android, synchronizację, robocze wpisy mobilne, zatwierdzanie lub odrzucanie, liczniki, telemetrię, statystyki, raporty PDF/XLSX/CSV oraz mapy dostępne administratorom. Panel kierowcy jest dostępny tylko po włączeniu przez administratora.
Dla każdego pojazdu administrator ustawia obowiązujący od wskazanej daty profil: odliczenie VAT 100% i wyłączne użycie firmowe albo odliczenie VAT 50% i użytkowanie mieszane. Profil jest zapisywany historycznie, a zatwierdzony przejazd otrzymuje profil właściwy dla jego daty. Przy profilu 50% przejazd można oznaczyć jako służbowy lub prywatny. Przy profilu 100% przejazd prywatny jest niedostępny.
Przejazd prywatny zachowuje datę, kierowcę, pojazd, stany licznika, dystans, rodzaj i procent odliczenia, lecz nie udostępnia celu, adresów, mapy ani uwag w raporcie. Po zatwierdzeniu jako prywatny szczegółowe punkty GPS i rozpoznane adresy przypisane do tego zapisu są usuwane. Do chwili zatwierdzenia wpis roboczy może zawierać telemetrię potrzebną do jego rozpoznania.
System wspomaga prowadzenie rejestru, w tym ewidencji dla pojazdu używanego wyłącznie firmowo, lecz nie świadczy doradztwa podatkowego i nie rozstrzyga prawa do odliczenia. Klient odpowiada za prawidłowy profil pojazdu, spełnienie wymogów podatkowych, prawdziwość i kompletność danych, klasyfikację służbową lub prywatną, wskazania licznika oraz zatwierdzenie raportu.
4. Wymagania techniczne i właściwości usługi cyfrowej
Panel wymaga aktualnej przeglądarki, połączenia z Internetem, JavaScript oraz mechanizmów niezbędnych do sesji i ochrony formularzy. Aplikacja wymaga Androida 12 lub nowszego, połączenia z Internetem podczas logowania i synchronizacji oraz uprawnień do Bluetooth, powiadomień, lokalizacji i pracy w tle. Raporty są pobierane w formatach wskazanych w panelu.
Automatyczne rozpoznawanie zależy od telefonu, GPS, Bluetooth, ustawień oszczędzania energii, pojazdu, Android Auto i sieci. Warunki te mogą powodować brak, podział lub niedokładność zapisu. Użytkownik powinien sprawdzić każdy wpis przed zatwierdzeniem. Odczyt licznika z pojazdu działa tylko wtedy, gdy urządzenie i połączenie udostępniają taką informację.
Aktualizacje potrzebne do zachowania zgodności i bezpieczeństwa są udostępniane przez okres trwania usługi. Do czasu dystrybucji przez sklep aplikacja może proponować pobranie nowszej wersji z panelu. Brak instalacji istotnej aktualizacji, mimo informacji o niej, może ograniczyć działanie funkcji zależnych od tej aktualizacji.
5. Konto, role i bezpieczeństwo
Administrator zarządza użytkownikami, pojazdami, przypisaniami, wpisami, raportami, statystykami i rozliczeniami. Kierowca widzi wyłącznie dane dozwolone rolą i przypisaniem. Konflikt równoległych zapisów dwóch kierowców rozstrzyga administrator. Mapy, proformy i faktury są dostępne wyłącznie administratorom.
Administrator odpowiada za wskazanie, kto może klasyfikować przejazdy, oraz za sprawdzenie klasyfikacji przed użyciem raportu. Użytkownik, który zamierza odbyć przejazd prywatny i nie chce rejestrowania lokalizacji, powinien przed jego rozpoczęciem użyć w aplikacji funkcji „Wstrzymaj monitorowanie”, a po zakończeniu ponownie ją włączyć. Późniejsze oznaczenie wpisu jako prywatnego usuwa jego szczegółowe dane lokalizacyjne z aktywnej bazy, ale nie cofa przetwarzania, które nastąpiło przed zatwierdzeniem.
Każdy użytkownik korzysta z własnego konta. Zabronione jest dostarczanie treści bezprawnych, obchodzenie zabezpieczeń lub limitów, podszywanie się pod inne osoby, udostępnianie konta, próby uzyskania cudzych danych i zakłócanie usługi. Podejrzenie nieuprawnionego dostępu należy niezwłocznie zgłosić usługodawcy.
6. Rejestracja i zawarcie umowy
Zakup płatnego abonamentu wymaga prawdziwych danych nabywcy, wyboru planu, okresu oraz metody płatności. Kod rabatowy jest opcjonalny i może obniżyć cenę, również do 0 zł, zgodnie z warunkami danej promocji. Przed złożeniem zamówienia wyświetlane są: plan, limity, okres oraz ostateczna cena po rabacie. Jeżeli pozostaje kwota do zapłaty, pokazujemy pełną cenę netto, VAT i brutto, a przycisk końcowy jednoznacznie informuje o obowiązku zapłaty. Przy cenie 0 zł pakiet jest aktywowany bez płatności na wskazany okres.
Do założenia konta wystarczą adres e-mail, hasło oraz akceptacja regulaminu i zapoznanie się z polityką prywatności. Adres należy potwierdzić linkiem wysłanym e-mailem. Dane nabywcy, osoby odpowiedzialnej, kierowców i pojazdów uzupełnia się później. Dane nabywcy są wymagane przed zakupem abonamentu. Pojazd można zapisać jako nieaktywny szkic z nazwą albo numerem rejestracyjnym; rozpoczęcie ewidencji wymaga kompletnych danych firmy i aktywnego pojazdu z numerem rejestracyjnym, stanem licznika i datą rozpoczęcia.
Umowa bezpłatnego konta zostaje zawarta z chwilą skutecznego utworzenia konta, a 30-dniowy plan Wypróbuj rozpoczyna się po potwierdzeniu adresu e-mail. Sam wybór interesującego pakietu na stronie rejestracji nie zamawia płatnego abonamentu. Umowa planu płatnego zostaje zawarta z chwilą złożenia zamówienia z obowiązkiem zapłaty; dostęp do płatnych funkcji rozpoczyna się po potwierdzeniu wpłaty. Potwierdzenie rejestracji i danych zamówienia jest wysyłane e-mailem.
Konsument, który chce korzystać z usługi przed upływem 14 dni, składa odrębne wyraźne żądanie i potwierdza przyjęcie informacji o proporcjonalnej płatności w razie odstąpienia. Szczegóły i wzór oświadczenia znajdują się na stronie Odstąpienie od umowy.
7. Plan Wypróbuj
Dla nowych kont zakładanych od 28.09.2026 plan Wypróbuj trwa 30 kolejnych dni, licząc dzień potwierdzenia adresu e-mail jako pierwszy, i obejmuje jednego kierowcę oraz jeden pojazd. Nie wymaga danych płatniczych ani dodania pojazdu podczas rejestracji. Po zakończeniu okresu klient otrzymuje ofertę wyboru abonamentu i ma 7 dni na jego opłacenie. Brak zapłaty nie tworzy długu ani automatycznego płatnego przedłużenia; po 7 dniach funkcje dodawania kierowców, pojazdów i tras zostają zablokowane. Daty istniejących okresów próbnych pozostają bez zmian.
Po opłaceniu oferty pierwszy płatny okres rozpoczyna się w dniu następującym po 30. dniu próby. Reguły próby nie dotyczą kont historycznych oznaczonych jako wyłączone z tych zasad.
8. Plany, okresy i ceny
Cykl roczny obejmuje 12 miesięcy opłacanych z góry. Podawana kwota miesięczna jest ekwiwalentem ceny rocznej. Cykl miesięczny obejmuje jeden miesiąc i jest o 10% droższy od miesięcznego ekwiwalentu ceny rocznej. Domyślny wybór można zmienić przed zamówieniem.
- Solo: 1 kierowca i 1 pojazd; rocznie 120,00 zł netto + 27,60 zł VAT = 147,60 zł brutto; miesięcznie 11,00 zł netto + 2,53 zł VAT = 13,53 zł brutto.
- Mikrofirma: do 2 pojazdów i 3 kierowców; rocznie 468,00 zł netto + 107,64 zł VAT = 575,64 zł brutto; miesięcznie 42,90 zł netto + 9,87 zł VAT = 52,77 zł brutto.
- Zespół: rocznie 120,00 zł netto za każdy aktywny pojazd i 120,00 zł netto za każdego aktywnego kierowcę; miesięcznie odpowiednio po 11,00 zł netto. Pełna cena jest obliczana i pokazywana przed zamówieniem; nie przekracza ceny planu Flota dla tego samego cyklu.
- Flota: pojazdy bez limitu i do 10 kierowców; rocznie 1788,00 zł netto + 411,24 zł VAT = 2199,24 zł brutto; miesięcznie 163,90 zł netto + 37,70 zł VAT = 201,60 zł brutto. Każdy kolejny kierowca kosztuje 120,00 zł netto rocznie albo 11,00 zł netto miesięcznie.
- Enterprise: zakres, limity i cena wymagają odrębnej oferty. Wysłanie formularza kontaktowego nie zawiera umowy.
Stawka VAT wynosi obecnie 23%. Jeżeli obowiązująca stawka zmieni się z mocy prawa, cena brutto dla przyszłego okresu zostanie przeliczona i pokazana przed płatnością.
9. Czas umowy, odnowienie i rezygnacja
Plan płatny jest umową na czas oznaczony równy opłaconemu okresowi. System nie pobiera cyklicznie środków i nie odnawia odpłatnej umowy bez kolejnej płatności. Siedem dni przed końcem okresu klient otrzymuje proformę stanowiącą ofertę kolejnego okresu. Brak zapłaty oznacza brak odnowienia i nie rodzi należności za następny okres.
Klient może zrezygnować z kolejnego okresu przez nieopłacenie proformy albo zgłosić rezygnację e-mailem. Dostęp działa do końca okresu już opłaconego. Usunięcie konta jest osobną, nieodwracalną operacją. Uprawnienia konsumenta do odstąpienia i reklamacji pozostają bez zmian.
10. Proformy i płatności
Aktywne metody to Paynow i przelew bankowy z indywidualnym identyfikatorem. Przy Paynow płatność jest uznana dopiero po zweryfikowanym potwierdzeniu operatora; powrót z bramki nie jest dowodem zapłaty. Przelew potwierdza operator po jednoznacznym przypisaniu. Nie należy opłacać tej samej proformy obiema metodami.
Proforma nie jest fakturą ani dokumentem księgowym. Przy zamówieniu początkowym termin płatności wynosi 7 dni. Przy ofercie kolejnego okresu termin przypada na ostatni dzień bieżącego okresu. Po jego upływie można wygenerować nową aktualną ofertę, jeżeli plan i cena nadal są dostępne.
11. Faktury i KSeF
Faktura powstaje po potwierdzeniu płatności w systemie 360 Księgowość, który nadaje jej numer. Dla transakcji B2B faktura jest przesyłana do KSeF, gdy obowiązek ten dotyczy usługodawcy i dokumentu. Jeżeli usługodawca korzysta z ustawowego czasowego wyłączenia z obowiązku wystawiania w KSeF, faktura może zostać wystawiona poza KSeF. Faktury B2C mogą być wystawiane poza KSeF zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Dokument dostępny w panelu jest przeznaczony dla administratora. Jeżeli faktura B2B została wystawiona w KSeF, jej prawnie właściwym źródłem i datą wystawienia są dane KSeF; kopia PDF ma charakter wizualizacji. Numer KSeF będzie prezentowany po otrzymaniu go przez zintegrowany system. Klient posiadający NIP powinien zapewnić sobie możliwość odbioru faktur w KSeF.
12. Zmiana planu lub cyklu
Podwyższenie planu obowiązuje po potwierdzeniu zmiany. W cyklu rocznym dodatnia, proporcjonalna dopłata za dni do końca okresu wymaga opłacenia osobnej proformy; w cyklu miesięcznym trafia na następną ofertę odnowienia. Obniżenie planu i zmiana cyklu obowiązują od kolejnego okresu, wymagają zmieszczenia się w nowych limitach i nie powodują zwrotu za okres już wykorzystany, z zastrzeżeniem praw konsumenta i odpowiedzialności za niezgodność usługi z umową.
13. Mapy przejazdów
Mapy są dostępne wyłącznie administratorom. Rozliczanie map nie jest jeszcze aktywne. Po jego uruchomieniu i uprzednim poinformowaniu plan obejmie 10 logicznych otwarć w okresie rozliczeniowym. Otwarcie oznacza wejście przez administratora na mapę konkretnej trasy, a nie liczbę kafelków lub żądań do dostawcy. Ponowne otwarcie tej samej trasy przez tego samego administratora w ciągu 30 minut, przesuwanie i skalowanie nie są kolejnym otwarciem.
Po wykorzystaniu limitu mapa zostanie zablokowana do świadomego wyboru pakietu do 500 otwarć za 99 zł netto albo dodatkowych otwarć po 1 zł netto każde. Koszt nie zostanie naliczony bez potwierdzenia i pojawi się na następnej proformie. Wcześniejsze techniczne wyświetlenia pozostają bezpłatne.
14. Brak płatności
Ostrzeżenie pojawia się po upływie terminu oferty odnowienia. Po zakończeniu opłaconego okresu nie można dodawać pojazdów, kierowców ani tras, a aplikacja nie wysyła nowych zapisów. Dane lokalne pozostają w telefonie. Administrator zachowuje dostęp do rozliczeń i istniejących danych. Zapłata za nowy okres przywraca funkcje zgodnie z aktualnym planem.
15. Dane kierowców i powierzenie
Klient sam określa podstawę i cel przetwarzania danych kierowców, realizuje obowiązki informacyjne oraz przestrzega prawa pracy i zasad monitorowania, w tym ustala zasady korzystania z pojazdu prywatnie i ogranicza monitorowanie do zakresu niezbędnego. Umowa powierzenia stanowi integralny załącznik do umowy B2B w zakresie danych przetwarzanych przez usługodawcę na polecenie klienta.
16. Reklamacje i zgodność usługi
Reklamację można wysłać na admin@kilometrowkavat.pl, podając konto, opis, czas zdarzenia i żądanie. Usługodawca potwierdza wpływ i odpowiada w terminie 14 dni. Dla klienta niebędącego konsumentem jest to deklarowany termin obsługi, a jego przekroczenie nie oznacza automatycznego uznania roszczenia, jeżeli ustawa nie stanowi inaczej.
Konsument może żądać doprowadzenia usługi cyfrowej do zgodności z umową. W przypadkach przewidzianych prawem może także żądać obniżenia ceny albo odstąpić od umowy. Doprowadzenie do zgodności następuje w rozsądnym czasie, bez nadmiernych niedogodności i na koszt usługodawcy. Regulamin nie ogranicza ustawowych uprawnień.
17. Dostępność i odpowiedzialność
Usługodawca świadczy usługę z należytą starannością, stosuje kopie zapasowe i może prowadzić konieczne prace utrzymaniowe. Nie gwarantuje nieprzerwanego działania elementów pozostających poza jego kontrolą, takich jak telefon, system Android, GPS, Bluetooth, sieć klienta, Android Auto, bank lub zewnętrzna usługa mapowa. O planowanej dłuższej przerwie informuje, gdy jest to możliwe.
Odpowiedzialność wobec konsumenta wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów i nie jest ograniczona tym regulaminem. W relacji B2B usługodawca odpowiada za rzeczywistą szkodę pozostającą w normalnym związku z zawinionym niewykonaniem umowy; nie odpowiada za błędną kwalifikację podatkową dokonaną bez sprawdzenia danych przez klienta. Nie wyłącza to odpowiedzialności, której nie można wyłączyć prawem.
18. Zakończenie i usunięcie danych
Po końcu okresu konto może pozostać ograniczone, aby umożliwić pobranie istniejących danych i dokumentów. Administrator może zlecić trwałe usunięcie konta. Link e-mail jest ważny 60 minut, a po jego otwarciu wymagane jest dodatkowe potwierdzenie. Operacja usuwa konta, tokeny, pojazdy, przejazdy, GPS, liczniki, konfigurację i logi mobilne i jest nieodwracalna.
Faktury i minimalny ślad rozliczeniowy pozostają w odrębnym archiwum przez okres wymagany prawem. Dane w kopiach zapasowych wygasają w zwykłym 14-dniowym cyklu i nie są przywracane do aktywnego konta. Przed usunięciem klient powinien pobrać potrzebne raporty.
19. Zmiany regulaminu
Nowa wersja obowiązuje nowe umowy od wskazanej daty. W umowie trwającej zmiana wynikająca z prawa, bezpieczeństwa albo rozwoju funkcji zostanie zakomunikowana z wyprzedzeniem odpowiednim do jej znaczenia. Zmiana ceny nie obciąża opłaconego okresu. Dla kolejnego okresu klient podejmuje decyzję, opłacając ofertę z aktualną ceną. Konsument zachowuje prawa dotyczące zmiany usługi cyfrowej wynikające z ustawy.
20. Prawo właściwe i spory
Stosuje się prawo polskie. Spory mogą być rozwiązywane polubownie; konsument może skorzystać z pomocy rzecznika konsumentów i informacji na polubowne.uokik.gov.pl. Skorzystanie z postępowania pozasądowego jest dobrowolne. Brak porozumienia nie ogranicza prawa do sądu właściwego według przepisów.