Обов’язковий техогляд, сервісне обслуговування, заміна шин і поїздка до клієнта впливають на доступність автомобіля. Календар Kilometrówka VAT об’єднує ці події та допомагає узгодити, хто й коли користуватиметься автомобілем.
На ілюстрації показано Календар із прикладними даними. Назви автомобілів, номерні знаки та події є демонстраційними.
Де знайти Календар?
Після входу до вебкабінету відкрийте Автопарк → Календар. Можна перемикатися між місячним і тижневим календарями та списком подій й історії. Фільтри дозволяють обмежити перегляд вибраним автомобілем, типом події та датою.
Наразі Календар доступний у вебсервісі. Бронювання та дати ви опрацьовуєте в браузері.
Огляди під контролем
Адміністратор може встановити для автомобіля дату обов’язкового техогляду, гарантійного або сервісного огляду. Можна вказати дату, граничний показник одометра чи обидві умови. Якщо задано дату й пробіг, застосовується ліміт, досягнутий раніше.
Наприклад, автомобіль має пройти сервіс до 20 жовтня або при 60 000 км. Якщо він досягне цього пробігу раніше, система покаже досягнення ліміту, навіть якщо до дати ще кілька днів. Для оцінювання використовується затверджений у сервісі показник одометра.
У розділі Огляди — дати та ліміти виберіть Установити або змінити строки автомобіля, розгорніть потрібний автомобіль і внесіть дані. Гарантійний огляд вмикайте лише тоді, коли він стосується цього автомобіля.
Запланований візит і строк чинності — різні відомості. Сам запис візиту до майстерні не продовжує чинності техогляду. Після огляду підтвердьте його виконання та вкажіть наступну дату або ліміт пробігу.
Бронювання автомобіля водієм
Водій, якому надано доступ до кабінету, може забронювати призначений автомобіль. Запит надходить адміністратору компанії зі статусом Очікує.
- Натисніть Забронювати автомобіль.
- Виберіть автомобіль і вкажіть назву або мету бронювання.
- Установіть початок і кінець, а за потреби — місце та примітки.
- Натисніть Надіслати на затвердження.
Адміністратор розглядає запит у розділі Запити, що очікують, де може затвердити або відхилити його. Система перевіряє доступність, щоб затверджені бронювання, які блокують автомобіль, не перетиналися. Кінець одного бронювання може бути початком наступного.
Зміна затвердженого запиту водієм потребує повторного схвалення. Для зміни автомобіля потрібно скасувати попередній запит і створити новий. Водій бачить зайнятість призначених автомобілів, але не отримує деталей чужих бронювань, зокрема мети або приміток.
Заміна шин, ремонт та інші події
Кнопка Додати подію дозволяє адміністратору внести заміну шин, ремонт або іншу подію. Можна вказати майстерню, відповідальну особу та додаткові примітки.
Якщо під час візиту автомобіль буде недоступний, позначте Автомобіль недоступний. Такий запис враховуватиметься під час перевірки конфліктів бронювання. Затверджене бронювання автомобіля завжди блокує його доступність.
Подія на весь день без вибору годин
Якщо автомобіль проведе весь день у майстерні, позначте Увесь день. Форма перейде до вибору лише дат. Після зняття позначки поля часу повернуться.
Кінець у формі є виключним: він позначає момент завершення зайнятості. Для події на весь день 15 жовтня виберіть початок 15 жовтня та кінець 16 жовтня. Для двох повних днів, 15 і 16 жовтня, кінцем буде 17 жовтня.
Нагадування в кабінеті та електронною поштою
Для події можна вибрати нагадування за 30 днів, 7 днів або за день, а також у день події. Календар підтримує сповіщення в кабінеті та електронною поштою.
Для оглядів система також сигналізує про прострочену дату або досягнутий ліміт пробігу. Варто регулярно затверджувати поїздки й показники одометра, щоб нагадування про пробіг спиралися на актуальні дані.
А як щодо обліку поїздок?
Бронювання описує заплановане використання автомобіля. Воно не створює поїздки, не змінює одометр і не потрапляє до звіту обліку пробігу. Фактичну поїздку ви записуєте та затверджуєте окремо, як і раніше.
Почніть зі строків оглядів своїх автомобілів, потім внесіть найближчі візити до майстерні та надайте водіям можливість подавати запити на бронювання. Так планування доступності й контроль строків відбуватимуться в одному місці.