Badanie techniczne, przegląd serwisowy, wymiana opon i wyjazd do klienta — każdy z tych terminów wpływa na dostępność samochodu. Terminarz w Kilometrówce VAT pozwala zebrać je w jednym miejscu i uzgodnić, kto oraz kiedy będzie korzystać z pojazdu.
Ilustracja przedstawia widok Terminarza z przykładowymi danymi. Nazwy pojazdów, rejestracje i zdarzenia są demonstracyjne.
Gdzie znajdziesz Terminarz?
Po zalogowaniu do panelu WWW otwórz menu Flota → Terminarz. Możesz przełączać się między kalendarzem miesięcznym, tygodniowym a listą zdarzeń i historii. Filtry pozwalają zawęzić widok do wybranego samochodu, rodzaju zdarzenia i daty.
Terminarz jest obecnie dostępny w serwisie internetowym. Rezerwacje i terminy obsługujesz w przeglądarce.
Przeglądy pod kontrolą
Administrator może ustawić dla samochodu termin badania technicznego, przeglądu gwarancyjnego lub serwisowego. Przy przeglądach można wskazać datę, graniczny stan licznika albo oba warunki. Jeżeli podasz datę i przebieg, znaczenie ma wcześniej osiągnięty limit.
Przykład: samochód ma przejść serwis do 20 października lub przy 60 000 km. Jeśli osiągnie ten przebieg wcześniej, system wskaże osiągnięcie limitu, nawet gdy do ustalonej daty pozostaje jeszcze kilka dni. Do tej oceny wykorzystywany jest zatwierdzony stan licznika w serwisie.
W sekcji Przeglądy — terminy i limity wybierz Ustaw lub zmień terminy pojazdu, rozwiń właściwy samochód i uzupełnij dane. Przegląd gwarancyjny włącz tylko wtedy, gdy dotyczy danego auta.
Umówiona wizyta i termin ważności to dwie różne informacje. Samo wpisanie wizyty w warsztacie nie przedłuża ważności badania. Po wykonaniu przeglądu potwierdź jego realizację i uzupełnij następny termin lub limit kilometrów.
Rezerwacja samochodu przez kierowcę
Kierowca korzystający z udostępnionego mu panelu może zarezerwować przypisany samochód. Wniosek trafia do administratora firmy i otrzymuje status Oczekuje.
- Kliknij Zarezerwuj pojazd.
- Wybierz samochód i podaj nazwę lub cel rezerwacji.
- Ustaw początek i koniec oraz, w razie potrzeby, miejsce i uwagi.
- Kliknij Wyślij do zatwierdzenia.
Administrator rozpatruje wniosek w sekcji Oczekujące wnioski. Może go zatwierdzić albo odrzucić. System sprawdza dostępność auta, aby zatwierdzone rezerwacje blokujące pojazd nie nakładały się na siebie. Koniec jednej rezerwacji może być początkiem następnej.
Jeżeli kierowca zmieni zatwierdzony wniosek, wymaga on ponownej akceptacji. Zmiana samochodu wymaga anulowania poprzedniego wniosku i utworzenia nowego. Kierowca widzi zajętość przypisanych aut, ale nie otrzymuje szczegółów cudzych rezerwacji, takich jak cel czy uwagi.
Wymiana opon, naprawa i inne zdarzenia
Przycisk Dodaj zdarzenie pozwala administratorowi wpisać m.in. wymianę opon, naprawę lub inne wydarzenie. Można wskazać warsztat, osobę odpowiedzialną i dodatkowe uwagi.
Jeśli podczas wizyty samochód nie będzie dostępny, zaznacz Pojazd niedostępny. Taki wpis będzie uwzględniany przy sprawdzaniu kolizji rezerwacji. Rezerwacja pojazdu zawsze blokuje jego dostępność po zatwierdzeniu.
Zdarzenie całodzienne bez wybierania godzin
Gdy auto spędzi cały dzień w warsztacie, zaznacz Cały dzień. Formularz przełączy pola na wybór samych dat. Po odznaczeniu tej opcji wrócą pola godzinowe.
W formularzu koniec jest wyłączny, czyli oznacza moment zakończenia zajętości. Dla wydarzenia obejmującego cały 15 października wybierz początek 15 października i koniec 16 października. Dla dwóch pełnych dni, 15 i 16 października, końcem będzie 17 października.
Przypomnienia w panelu i e-mailem
Przy zdarzeniu możesz wybrać przypomnienia 30 dni, 7 dni lub dzień wcześniej, a także w dniu wydarzenia. Terminarz obsługuje powiadomienia w panelu i e-mailem.
Dla przeglądów system sygnalizuje również przekroczony termin lub osiągnięty limit kilometrów. Warto więc regularnie zatwierdzać przejazdy i odczyty licznika, aby przypomnienia o przebiegu opierały się na aktualnych danych.
Co z ewidencją przejazdów?
Rezerwacja opisuje planowane wykorzystanie samochodu. Nie tworzy przejazdu, nie zmienia licznika i nie trafia do raportu ewidencji przebiegu. Rzeczywistą podróż rejestrujesz i zatwierdzasz osobno, tak jak dotychczas.
Zacznij od uzupełnienia terminów przeglądów swoich pojazdów, a następnie wpisz najbliższe wizyty w warsztacie i udostępnij kierowcom możliwość składania rezerwacji. Dzięki temu planowanie dostępności aut i kontrola terminów będą odbywać się w jednym miejscu.