Dane, które tworzą spójną ewidencję
Każdy wpis powinien jednoznacznie wskazywać pojazd, kierowcę, datę, cel, opis trasy, liczbę kilometrów oraz stany licznika. Zakres wymagany w konkretnej sytuacji firma powinna potwierdzić ze swoim doradcą.
Automatyzacja jako pomoc
Aplikacja może odtworzyć czas i przebieg trasy, lecz nie zna gospodarczego celu spotkania. Dlatego zapis mobilny trafia najpierw jako roboczy. Administrator uzupełnia cel, kontroluje licznik i dopiero wtedy zatwierdza wpis.
Ciągłość licznika
Stan końcowy jednej trasy powinien odpowiadać stanowi początkowemu następnej. Korekty muszą być widoczne i nie mogą po cichu zmieniać wcześniejszych raportów.